Tiếp nối chuỗi Webinar định kỳ vào mỗi thứ 6 hàng tuần, Webinar với chủ đề “GIÁM SÁT HIỆU SUẤT & TRUYỀN THÔNG HIỆU QUẢ” đã được diễn ra vào hôm qua (ngày 27.12.2024), anh Trịnh Thành Thịnh đã mang đến những phân tích sâu sắc về vai trò của Giám sát hiệu suất và Truyền thông hiệu quả và Case study của Hùng, Trưởng bộ phận Bán hàng tại chi nhánh Cần Thơ của Tổng Công ty Phân bón Đạm Việt Nhật. Mặc dù Hùng có 4 năm kinh nghiệm và được lòng nhiều khách hàng, Hùng vẫn bị sa thải, qua đó làm nổi bật những yếu tố quan trọng mà giám sát hiệu suất và truyền thông có thể ảnh hưởng đến sự nghiệp và sự phát triển của nhân sự trong đội ngũ..
Mở đầu chương trình, anh Thịnh nhấn mạnh rằng: “Giám sát hiệu suất là một yếu tố quan trọng trong công tác quản lý, giúp theo dõi tiến độ công việc và đánh giá kết quả, từ đó nâng cao hiệu quả và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp. Quá trình này không chỉ dừng lại ở việc kiểm tra lỗi sai mà còn là cơ hội để người Quản lý và nhân sự giao tiếp hai chiều, làm rõ kỳ vọng và mục tiêu công việc”.
Giám sát hiệu suất bao gồm ba hình thức chính:
- Giám sát định kỳ: Kiểm tra công việc theo lịch trình cố định (hàng tuần, hàng tháng).
- Giám sát đột xuất: Kiểm tra không báo trước, không theo lịch trình.
- Giám sát gián tiếp: Dựa vào phản hồi từ khách hàng hoặc các công cụ giám sát mà nhân sự không biết.
KPIs & Báo cáo: Phương thức đánh giá hiệu suất đội ngũ minh bạch, đúng đắn
Một yếu tố không thể thiếu trong quá trình giám sát hiệu suất là báo cáo. Khi phương pháp giám sát hiện tại không hiệu quả, người Quản lý cần có những điều chỉnh phù hợp và báo cáo cấp cao hơn. Mục đích của báo cáo không phải là chỉ trích mà là một công cụ hỗ trợ việc quản lý công việc hiệu quả, đồng thời đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong tổ chức, giúp phát hiện sớm và giải quyết kịp thời các vấn đề, hạn chế rủi ro cho tổ chức.
Giám sát hiệu suất còn có mối liên hệ chặt chẽ với việc thiết lập các KPIs (Key Performance Indicators). KPIs không chỉ là các mục tiêu cần đạt được mà còn là thước đo rõ ràng giúp người quản lý đánh giá hiệu quả công việc của mỗi cá nhân và toàn bộ đội ngũ.
Công thức KPIs = Tiêu chí + Mức độ đánh giá mà anh Thịnh chia sẻ cho thấy việc xây dựng các tiêu chí cụ thể và mức độ đánh giá rõ ràng là rất quan trọng. Tiêu chí giúp theo dõi các yếu tố công việc, còn mức độ đánh giá cho phép xác định mức độ hoàn thành công việc.
Ví dụ, với mục tiêu “tiếp cận 5 khách hàng mới mỗi tháng”, tiêu chí là “tiếp cận khách hàng”, còn mức độ đánh giá là “5 khách hàng mỗi tháng”. Việc làm rõ kỳ vọng và mục tiêu qua các KPIs cụ thể giúp hạn chế sự hiểu lầm và tăng cường hiệu quả công việc.
Giải trình hai chiều: cầu nối quan trọng đảm bảo quy trình giám sát hiệu suất hiệu quả
Tuy nhiên, việc đánh giá hiệu suất không chỉ đơn thuần là xác định các tiêu chí đo lường. Để quá trình giám sát hiệu suất thực sự mang lại kết quả, giải trình hai chiều là một phương thức truyền thông trong đội ngũ, và là yếu tố không thể tách rời trong một quy trình giám sát hiệu suất hiệu quả. Giải trình hai chiều là cầu nối quan trọng để duy trì sự minh bạch, đảm bảo công bằng và xây dựng một môi trường làm việc tích cực.
Anh Thịnh nhấn mạnh rằng: “Phản hồi kịp thời từ cấp trên đối với nhân sự là yếu tố quyết định để cải thiện hiệu suất công việc. Phản hồi kịp thời là chìa khóa để không chỉ cải thiện hiệu suất mà còn xây dựng mối quan hệ tin cậy giữa cấp trên và nhân sự. Tuy nhiên, không chỉ cấp trên đánh giá nhân sự, mà nhân sự cũng cần có cơ hội để phản hồi, chia sẻ quan điểm và góp ý về công việc cũng như môi trường làm việc. Đây là yếu tố quan trọng mà nhiều người Quản lý vẫn chưa chú trọng, nhưng lại có ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của tổ chức”.
Quản lý chiều dọc và chiều ngang – Cơ sở để tối ưu hóa giám sát hiệu suất đội ngũ
Trong phần chia sẻ cuối chương trình, anh Thịnh cũng lưu ý rằng giám sát hiệu suất không chỉ liên quan đến công tác đánh giá cá nhân, mà còn bao gồm việc điều phối công việc theo chiều dọc và chiều ngang trong tổ chức. Quản lý theo chiều dọc giúp triển khai chiến lược đồng bộ từ cấp cao xuống cấp thấp, trong khi quản lý theo chiều ngang đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, giúp công việc vận hành trơn tru hàng ngày. Việc truyền đạt thông tin rõ ràng và hiệu quả giữa các cấp quản lý và nhân sự tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, nơi mỗi cá nhân đều có trách nhiệm và động lực đóng góp vào sự phát triển chung của tổ chức.
CEG tin rằng webinar với chủ đề “GIÁM SÁT HIỆU SUẤT & TRUYỀN THÔNG HIỆU QUẢ” đã mang lại cho Anh/Chị những kiến thức sâu sắc và những chiến lược thực tiễn, giúp cải thiện khả năng giám sát và tối ưu hóa hiệu quả công việc.
Để không bỏ lỡ bất kỳ thông tin mới nhất nào về các buổi Webinar định kỳ vào thứ Sáu hàng tuần, Anh/Chị có thể theo dõi các kênh truyền thông của CEG hoặc tham gia Group Zalo chính thức của CEG qua đường link dưới:
- Fanpage: Trịnh Thành Thịnh
- Fanpage: Columbus Education Group
