Không ít tổ chức đang phải quay cuồng với một “mê cung” các mục tiêu chồng chéo, thiếu rõ ràng và không được phân cấp một cách hệ thống. Mục tiêu của phòng ban này có thể mâu thuẫn hoặc không liên quan đến mục tiêu của khối; mục tiêu cá nhân của nhân sự lại mơ hồ và không đo lường được sự đóng góp vào bức tranh chung. Người làm Quản lý đôi khi phải “gánh” cả những mục tiêu lẽ ra thuộc về cấp dưới, hoặc ngược lại, loay hoay với những công việc vượt quá phạm vi được phân công, thay vì tập trung vào vai trò hoạch định và điều phối của mình. Điều này làm dấy lên một điều lo ngại rằng nguồn lực quý giá như thời gian, công sức và tài chính có đang bị lãng phí vào những nỗ lực không định hướng?
S.M.A.R.T Goal chỉ được khai phóng khi được cộng hưởng với Phân cấp mục tiêu.
S.M.A.R.T Goal (bao gồm 5 yếu tố cốt lõi Specific – Measurable – Achievable – Relevant Time-bound) cung cấp một cơ sở để thiết lập mục tiêu một cách rõ ràng, từ những mục tiêu nhỏ cho đến các mục tiêu lớn hơn, ngắn hạn hay dài hạn. Việc áp dụng S.M.A.R.T giúp các phòng ban và bộ phận trong tổ chức có thể thiết lập mục tiêu cụ thể, tránh sự chồng chéo . Tuy nhiên, sức mạnh thực sự chỉ được khai phóng khi mục tiêu S.M.A.R.T được cộng hưởng với Phân cấp mục tiêu.
Phân cấp mục tiêu là quá trình phân chia các mục tiêu chiến lược thành các cấp độ rõ ràng, giúp xác định nhiệm vụ và trách nhiệm cho từng nhóm, phòng ban, cá nhân trong tổ chức. Thay vì chỉ đơn thuần giảm thiểu quy mô của mục tiêu, phân cấp mục tiêu tạo ra sự rõ ràng trong vai trò và giới hạn nhiệm vụ ở từng cấp độ, đảm bảo sự phối hợp hiệu quả và cam kết trách nhiệm đối với kết quả chung. Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa nguồn lực mà còn tạo nên một lộ trình thực thi chiến lược mạch lạc, nơi mỗi cá nhân đều hiểu rõ mục tiêu của mình và đóng góp vào sự thành công chung của tổ chức.
Phân cấp mục tiêu theo 4 cấp độ:
- Công ty
- Khối
- Bộ phận
- Thành viên
Phân cấp mục tiêu phải đảm bảo phù hợp với vai trò và phạm vi của từng cấp, từng thành viên
Mỗi Quản lý từ cấp cao đến cấp trung phải nhận thức rõ và chịu trách nhiệm xác lập, triển khai các mục tiêu nằm trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm được giao, đảm bảo tính nhất quán và thông suốt của dòng chảy mục tiêu, tránh tình trạng “tam sao thất bản” hay mục tiêu bị tắc nghẽn ở một cấp nào đó.
Ngoài ra để việc phân cấp mục tiêu thực sự vận hành trơn tru, tránh tình trạng “mạnh ai nấy làm” người làm công tác Quản lý cũng cần phải phân nhiệm công việc rõ ràng. Thay vì chỉ nói về lý thuyết, việc ứng dụng hình dung RASCI như một công cụ thực tế, giúp xác định ai làm gì, ai chịu trách nhiệm cho kết quả cuối cùng, và ai cần được thông báo ở từng cấp độ mục tiêu.
Ví dụ:
– Mục tiêu cấp Công ty là “Tăng 20% doanh thu trong năm tới”. CEO là người Accountable (A) cho mục tiêu này – là người chịu trách nhiệm cuối cùng nếu doanh thu không đạt được.
– Mục tiêu cấp Khối, “Tăng 25% doanh thu từ thị trường khu vực miền Nam”. Giám đốc Kinh doanh khu vực miền Nam đóng vai trò là Responsible (R) – là người trực tiếp chỉ đạo, điều phối các hoạt động để đạt được mục tiêu doanh thu khu vực. CEO, ở cấp công ty, có thể là Informed (I) về tiến độ thực hiện mục tiêu này, nhận báo cáo định kỳ để nắm bắt tình hình chung.
– Mục tiêu cấp Bộ phận Bán hàng, mục tiêu có thể là “Tăng số lượng hợp đồng mới ký kết trong quý 3”. Trưởng phòng Bán hàng là Responsible (R) tuy nhiên Giám đốc Kinh doanh khu vực (là Accountable (A), đảm bảo rằng phòng bán hàng đạt được mục tiêu của mình. Lúc này, Giám đốc Kinh doanh có thể Consulted (C) với trưởng phòng marketing để có những chiến dịch phù hợp để hỗ trợ mục tiêu doanh số. Trong khi đó, Giám đốc Kinh doanh có thể vẫn là Informed (I) cho CEO.
– Cuối cùng, ở cấp Thành viên (nhân viên kinh doanh), mục tiêu có thể là “Ký kết 5 hợp đồng mới trong tháng này”. Từng nhân viên kinh doanh là Responsible (R) cho mục tiêu cá nhân này, và Trưởng phòng Bán hàng là Accountable (A), hỗ trợ và theo dõi tiến độ của từng nhân viên. Ở vai trò là trưởng nhóm bán hàng, cung cấp những hỗ trợ (Support S) cho nhân viên kinh doanh có được những công cụ và kiến thức cần thiết. Ở cấp này, Trưởng phòng Bán hàng Informed (I) cho Giám đốc Kinh doanh khu vực về tình hình thực tế của phòng.
Trong ví dụ này, có thể thấy rõ sự phân cấp mục tiêu đi kèm với sự phân chia trách nhiệm theo mô hình phân nhiệm RASCI. Ở mỗi cấp độ, có một người cụ thể chịu trách nhiệm chính (R), một người chịu trách nhiệm cuối cùng (A), và những người khác đóng vai trò hỗ trợ (S), tham vấn (C) hoặc được thông báo (I). Điều này đảm bảo rằng mọi người đều biết vai trò của mình, tránh sự chồng chéo trách nhiệm và tạo ra một hệ thống mục tiêu vận hành một cách hiệu quả.
Điểm quan trọng là, khi “leo” lên một cấp độ cao hơn trong hệ thống phân cấp mục tiêu, vai trò có thể chuyển từ “Responsible” sang “Informed” đối với các mục tiêu cụ thể ở cấp độ thấp hơn. Điều này cho phép tập trung vào các mục tiêu chiến lược hơn, đồng thời vẫn nắm bắt được tình hình chung. Ngược lại, khi “xuống” một cấp độ thấp hơn, việc đảm nhận vai trò “Responsible” không phải là “gánh nặng”, mà là cơ hội để thể hiện bản thân, đóng góp trực tiếp vào sự thành công của tổ chức.
Bằng cách kết hợp chặt chẽ giữa phân cấp mục tiêu và mô hình RASCI, tổ chức có thể tạo ra một hệ thống quản lý mục tiêu hiệu quả, minh bạch và trách nhiệm, giúp mọi người làm việc hướng đến mục tiêu chung một cách hiệu quả nhất.
Để làm chủ Mục tiêu SMART cũng như có ý thức sâu sắc và áp dụng nhuần nhuyễn cách thức phân cấp mục tiêu vào trong công việc thực tế người làm Quản lý có thể học Topic Module “NHẬN THỨC VÀ THIẾT LẬP MỤC TIÊU SMART” trên nền tảng tự học LMS do CEG phát triển để kiện toàn năng lực của bản thân.
Trong Mô hình phân nhiệm RASCI, Leadership Coach Trịnh Thành Thịnh đã đặt cho mỗi đối tượng một tên gọi dễ nhớ giúp Anh/Chị dễ dàng nhận diện và hiểu rõ từng vai trò trong quá trình làm việc. Để khám phá những tên gọi này là gì Anh/Chị có thể xem chi tiết tại Topic Module ”KỸ THUẬT PHÂN NHIỆM RASCI” trên nền tảng học tập chủ động LMS do CEG phát triển.
Chủ điểm về S.M.A.R.T GOAL & MÔ HÌNH PHÂN NHIỆM RASCI là hai trong những hạng mục quan trọng nằm trong Chương trình đào tạo Kỹ năng Quản lý Vận hành (Operation Management Skill) dự kiến được tổ chức vào ngày 18 – 19 – 20.04.2025. Tại Khóa học Leadership Coach Trịnh Thành Thịnh giúp người học hiểu sâu về cách thức điều chỉnh và ứng dụng mục tiêu SMART trong từng tình huống và giai đoạn cụ thể của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, khóa học còn giúp Lãnh đạo/Quản lý đi sâu vào các kỹ thuật và phương pháp phân tích, triển khai, theo dõi, đánh giá tính khả thi của mục tiêu và kỹ thuật ứng dúng về mô hình phân nhiệm RASCI.
Anh/Chị có thể tìm hiểu thêm về Chương trình Đào tạo Kỹ năng Quản lý Vận hành (Operation Management Skill) bằng cách truy cập vào đường link dưới đây:
Để đăng ký ngay Khóa học Anh/Chị vui lòng điền thông tin vào form bên dưới:
Anh/Chị có thể tham gia vào Group Zalo chính thức của CEG để cập nhật bài viết cũng như những thông tin mới nhất qua đường link bên dưới:
