Nhiều người làm công tác Quản lý sa vào lối tư duy hời hợt, xem truyền thông nội bộ chỉ đơn thuần là công cụ để thông báo mệnh lệnh hoặc phổ biến thông tin. Thực tế nhiều người vẫn còn lầm tưởng rằng, chỉ cần văn bản rõ ràng, email súc tích hay cuộc họp ngắn gọn là đủ để nhân viên “hiểu và làm theo”. Tuy nhiên, một chiều thông báo, thiếu sự tương tác và thấu hiểu, sẽ chỉ tạo ra một đội ngũ “làm việc theo chỉ thị” chứ không phải “làm việc vì mục tiêu chung”. Truyền thông nội bộ do đó không chỉ là một công cụ, mà là một nghệ thuật, một quá trình tương tác 2 chiều, đòi hỏi người làm Quản lý phải chủ động xây dựng kênh đối thoại, lắng nghe phản hồi và truyền tải thông điệp một cách thấu đáo. Mục tiêu tối thượng không chỉ là “thông báo” mà là “thuyết phục”, “truyền cảm hứng” và “kích hoạt hành động”.
Một minh chứng điển hình cho truyền thông nội bộ thành công là Netflix
Văn hóa “tự do và trách nhiệm” của Netflix khuyến khích phản biện và tranh luận một cách mạnh mẽ. Thay vì áp đặt ý kiến từ trên xuống, họ tạo ra một môi trường an toàn để mọi người có thể đưa ra những ý tưởng mới, phản biện những quyết định sai lầm và cùng nhau tìm ra giải pháp tối ưu. Bằng việc áp dụng mô hình “Informed Captains” trao quyền cho những người am hiểu nhất về vấn đề để đưa ra quyết định, ngay cả khi ý kiến đó khác biệt với cấp trên. Điều này giúp người Quản lý tận dụng được tiềm lực hiện hữu của đội ngũ, loại bỏ “điểm mù” trong quá trình hoạch định và triển khai công việc.
Một trong những nguyên tắc cốt lõi trong chiến lược truyền thông nội bộ của Netflix là “tính minh bạch triệt để”. Netflix tin rằng việc chia sẻ thông tin rộng rãi với nhân viên không chỉ giúp họ hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh mà còn khơi dậy sự tin tưởng và trách nhiệm trong công việc. ghi lại và công khai các cuộc thảo luận quan trọng, đồng thời khuyến khích phản hồi 360 độ từ nhân viên. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ về tình hình kinh doanh, quá trình ra quyết định và cảm thấy mình là một phần không thể thiếu của tổ chức. Đồng thời, chính sự minh bạch này đã tạo ra một môi trường công bằng, nơi thông tin không chỉ chảy từ cấp trên lãnh đạo hay người Quản lý xuống mà còn có thể ngược dòng từ phía nhân viên.
Bên cạnh tính minh bạch, Netflix đặc biệt chú trọng việc khuyến khích phản biện và tranh luận. Thay vì che giấu các vấn đề, họ tạo ra một môi trường an toàn để mọi người có thể đưa chúng ra ánh sáng và cùng nhau tìm kiếm giải pháp. Netflix tin rằng những người gần gũi nhất với vấn đề thường có những hiểu biết sâu sắc nhất. Vì vậy, họ trao quyền cho những “thuyền trưởng thông thái” (informed captains) để đưa ra quyết định, ngay cả khi điều đó đi ngược lại với ý kiến của cấp trên.
Ngoài ra , “Keeper Test” – một bài kiểm tra mà người làm Quản lý thường xuyên tự hỏi chính mình: “Nếu một trong những nhân viên của tôi muốn rời đi để làm việc ở một công ty khác, tôi có sẵn sàng chiến đấu để giữ họ lại không?”. Nếu câu trả lời là không, thì có lẽ đã đến lúc để người đó ra đi. Bài kiểm tra này giúp Netflix đảm bảo rằng họ chỉ giữ lại những người thực sự xuất sắc và phù hợp với văn hóa công ty.
Truyền thông liên tục: đảm bảo kế hoạch được triển khai đúng hướng và kịp thời
Để đảm bảo rằng kế hoạch được triển khai đúng hướng và kịp thời, Netflix sử dụng đa dạng các kênh truyền thông nội bộ, từ email, Slack/Teams, intranet đến các cuộc họp toàn công ty. Điều quan trọng là truyền thông không chỉ diễn ra một chiều từ người quản lý xuống nhân viên mà còn ngược lại. Người quản lý cần chủ động lắng nghe phản hồi từ nhân viên, nắm bắt những khó khăn, vướng mắc và điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với thực tế.
Đặc biệt “Netflix Culture Memo” là một tài liệu truyền thông nội bộ được Netflix áp dụng để phổ biến về văn hóa công ty, giúp nhân viên hiểu rõ về những giá trị và kỳ vọng của công ty, đồng thời là công cụ quan trọng trong việc thu hút và giữ chân nhân tài.
Netflix cho thấy rằng, truyền thông nội bộ không chỉ là một công cụ mà là một chiến lược quan trọng để xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh. Bằng cách tin tưởng vào nhân viên, khuyến khích sự minh bạch, tạo ra một môi trường an toàn để phản biện và đầu tư vào truyền thông nội bộ, các tổ chức có thể tạo ra một môi trường làm việc mà ở đó mọi người cảm thấy được tôn trọng, được trao quyền và được truyền cảm hứng để đạt được những điều lớn lao.
Truyền thông nội bộ hiệu quả là yếu tố quyết định để người làm Quản lý triển khai các kế hoạch hành động để hướng đội ngũ làm việc đến đích mục tiêu
Truyền thông nội bộ hiệu quả là yếu tố quyết định để người làm quản lý có thể triển khai thành công các kế hoạch hành động, đưa đội ngũ tiến tới mục tiêu chung. Không chỉ đơn giản là việc truyền đạt thông tin một chiều, truyền thông nội bộ phải là một quá trình liên tục và có sự tương tác rõ ràng, giúp người quản lý kiểm soát được mức độ hiểu biết của từng thành viên.
Một người làm quản lý phải chủ động tạo ra không gian để xác minh xem liệu nhân viên có thực sự hiểu rõ những gì mình đã truyền đạt hay chưa. Thay vì chờ đợi sự xác nhận đơn giản như “Em hiểu rồi” hay “Tôi sẽ làm như vậy,” người quản lý cần có những câu hỏi cụ thể và sâu sắc hơn, ví dụ như: “Bạn hiểu những gì tôi trình bày như thế nào?” hoặc “Những gì tôi đã nói có tác động gì đến công việc của bạn không?” Những câu hỏi này không chỉ giúp kiểm tra mức độ tiếp nhận thông tin mà còn khuyến khích sự phản hồi có chiều sâu, tạo cơ hội để làm rõ bất kỳ điểm mơ hồ, tránh gặp phải các tình huống như “Em tưởng” hay “Tôi tưởng”…
Hạng mục Truyền thông nội bộ nằm trong nội dung chương đào tạo Chương trình đào tạo Kỹ năng Quản lý Vận hành (Operation Management Skill) dự kiến được tổ chức vào ngày 18 – 19 – 20.04.2025. Hạng mục này giúp người làm công tác Quản lý hiểu sâu sắc về vai trò truyền thông nội bộ và được cung cấp kỹ thuật truyền thông 2 chiều thiết lập lại một hệ thống truyền thông hiệu quả, góp phần tạo dựng sự gắn kết và mạnh mẽ cho toàn đội ngũ.
Anh/Chị có thể tìm hiểu thêm về Chương trình Đào tạo Kỹ năng Quản lý Vận hành (Operation Management Skill) bằng cách truy cập vào đường link dưới đây:
Để đăng ký ngay Khóa học Anh/Chị vui lòng điền thông tin vào form bên dưới:
Anh/Chị có thể tham gia vào Group Zalo chính thức của CEG để cập nhật bài viết cũng như những thông tin mới nhất qua đường link bên dưới:
