Một trở ngại mang tính hệ thống mà nhiều người làm Quản lý đang phải “vật lộn” chính là tình trạng năng suất đội ngũ bị kìm hãm bởi những quy trình vận hành “rối rắm”, chồng chéo và thiếu hiệu quả. Liệu người làm Quản lý có đang nhận thấy nhân sự của mình thường xuyên phải đối mặt với những thủ tục rườm rà, mất nhiều thời gian cho những công việc không tạo ra giá trị gia tăng, dẫn đến sự mệt mỏi, chán nản và cuối cùng là sự suy giảm năng suất tổng thể? Đây không chỉ là vấn đề về hiệu quả công việc, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng và lợi nhuận của tổ chức.
Điểm nghẽn hiệu suất xuất phát từ sự bất cập của quy trình, đây là một vấn đề mang tính cấu trúc. Khi luồng công việc không được thiết kế một cách logic và tối ưu, khi dòng chảy thông tin giữa các bộ phận bị tắc nghẽn, khi tồn tại quá nhiều tầng trung gian không cần thiết, nhân sự buộc phải tiêu hao nguồn lực vào những hoạt động không gia tăng giá trị thực. Tình trạng này không chỉ trì hoãn tiến độ thực hiện công việc mà còn gây ra sự ức chế, làm suy giảm tinh thần làm việc và mức độ gắn kết của đội ngũ hay các thành viên trong tổ chức. Đội ngũ có thể cảm thấy lạc lối khi không thể quy hoạch các bước thực hiện để đạt được một mục tiêu không xác định được điểm khởi đầu và phương pháp tối ưu để hoàn thành nhiệm vụ.
Việc không đạt được các mục tiêu kinh doanh cốt lõi trở thành một nguy cơ hiện hữu khi năng lực thực thi bị suy giảm. Sự lãng phí các nguồn lực then chốt như thời gian, năng lực nhân sự và chi phí hoạt động gia tăng, bào mòn lợi thế cạnh tranh. Điều này còn ảnh hưởng đến hành trình trải nghiệm dịch vụ của khách hàng và có thể là nhân tố quyết định khiến khách hàng chuyển sang lựa chọn đối thủ.
Vậy, làm thế nào để các người làm Quản lý Vận hành có thể giải quyết triệt để vấn đề này và khôi phục, thậm chí nâng cao năng suất đội ngũ?
Lúc này, vai trò chiến lược của một Action Plan được thiết kế một cách khoa học và toàn diện trở nên vô cùng quan trọng. Việc thiết kế một Action Plan sẽ giúp người làm Quản lý trả lời rõ ràng các câu hỏi then chốt: “Ai” là người chịu trách nhiệm thực hiện công việc cụ thể nào, “cái gì” cần phải được hoàn thành, “khi nào” công việc đó phải được bắt đầu và kết thúc, thứ tự ưu tiên của các công việc (cái nào làm trước, cái nào làm sau), và xác định rõ ràng cá nhân chịu trách nhiệm chính cũng như các cá nhân hỗ trợ. Sự rõ ràng và chi tiết trong Action Plan không chỉ tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực mà còn tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, giảm thiểu sự chồng chéo và đảm bảo tiến độ thực hiện được kiểm soát chặt chẽ, từ đó gia tăng đáng kể khả năng thành công của mục tiêu đề ra.
Cơ sở giám sát tiến độ và hiệu suất
Action Plan đóng vai trò như một nền tảng vững chắc cho việc giám sát tiến độ và đánh giá hiệu suất. Một Action Plan được thiết kế tốt phải tích hợp các chỉ số đo lường hiệu suất cụ thể và có thể định lượng. Các chỉ số này cho phép nhà quản lý theo dõi sát sao tiến độ thực hiện công việc của từng bộ phận hoặc cá nhân, từ đó cung cấp dữ liệu khách quan để đánh giá năng suất và hiệu quả. Ví dụ, các chỉ số có thể bao gồm thời gian chu kỳ trung bình để hoàn thành một quy trình, tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn, hoặc số lượng đầu ra đạt chuẩn trong một khoảng thời gian nhất định.
Action plan giúp người làm Quản lý lượng hóa kết quả thực hiện
Việc triển khai Action plan tích hợp hệ thống theo dõi tiến độ không chỉ giúp người làm Quản lý lượng hóa kết quả thực hiện mà còn là công cụ đắc lực để phát hiện sớm các điểm nghẽn tiềm ẩn. Bất kỳ sự chệch hướng nào so với kế hoạch, được phản ánh qua các chỉ số, sẽ cung cấp tín hiệu cảnh báo kịp thời. Nhờ đó, người làm Quản lý có thể chủ động can thiệp, phân tích nguyên nhân gốc rễ và triển khai các biện pháp khắc phục trước khi vấn đề leo thang, đảm bảo dòng chảy công việc được duy trì liên tục và hiệu quả.
Kế hoạch hành động không phải là một lần lập ra và quên đi. Để duy trì và phát huy hiệu quả, quá trình giám sát và điều chỉnh liên tục là rất quan trọng. Các thay đổi trong quy trình cần phải được đánh giá thường xuyên để xem xét tính hiệu quả và khả năng đáp ứng các mục tiêu của tổ chức. Nếu một phương pháp hay một công cụ nào đó không mang lại kết quả như kỳ vọng, người quản lý cần phải sẵn sàng thay đổi và thử nghiệm những giải pháp mới. Quá trình này giúp đảm bảo rằng tổ chức luôn đi đúng hướng, không bị tụt lại phía sau so với các đối thủ cạnh tranh.
Để phân loại được các dạng Kế hoạch trong một Doanh nghiệp, xác định các hạng mục chính cần có trong một kế hoạch, được cung cấp cách chia nhỏ công việc để có tính cụ thể và giảm cảm tính trong giám sát, người làm Quản lý có thể học Topic Module “KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG & MÔ HÌNH CHIA NHỎ CÔNG VIỆC” trên nền tảng học tập chủ động LMS do CEG phát triển.
Quan trọng hơn, hạng mục quan trọng này còn nằm trong Chương trình đào tạo Kỹ năng Quản lý Vận hành (Operation Management Skill) dự
kiến được tổ chức vào ngày 18 – 19 – 20.04.2025. Tại đây người học phát triển ý thức sâu sắc về lợi ích khi có được một kế hoạch được thiết lập và sử dụng đúng cách, hay vai trò truyền thông khi triển khai một kế hoạch tạo sự gắn kết và tinh thần trách nhiệm trong đội ngũ.
Anh/Chị có thể tìm hiểu thêm về Chương trình Đào tạo Kỹ năng Quản lý Vận hành (Operation Management Skill) bằng cách truy cập vào đường link dưới đây:
Để đăng ký ngay Khóa học Anh/Chị vui lòng điền thông tin vào form bên dưới:
Anh/Chị có thể tham gia vào Group Zalo chính thức của CEG để cập nhật bài viết cũng như những thông tin mới nhất qua đường link bên dưới:
